Tietosuojailmoitus     

Henkilötietojen käsittelyä koskeva informointiasiakirja | Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 art.13-14       

Haluamme huolehtia siitä, että henkilötietojasi käsitellään asianmukaisella tavalla yksityisyyttäsi kunnioittaen. Tässä tietosuojailmoituksessa kerrotaan Lakiasiainpalvelu Hokkanen Huovinen & Rantanen Oy:n verkkosivujen (www.lakihhr.fi ja www.verkkoasiakirja.com), muiden verkkopalveluiden ja tapahtumissa kerättyjen henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista.

Rekisterinpitäjä

Lakiasiaintoimisto Hokkanen Huovinen & Rantanen Oy, Aurakatu 15 B, 1. krs., 20100 TURKU, Y-tunnus: 2635634-7, puh. +358 50 470 0486, asiakaspalvelu@lakihhr.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

OTM Jan Huovinen, Aurakatu 15 B, 1. krs., 20100 TURKU, puh. +358 45 899 3303, jan.huovinen@lakihhr.fi

Mitä tarkoituksia varten käsittelemme henkilötietojasi?

Keräämme henkilötietoja toimeksiantojen yhteydessä asiakkaalta itseltään. Henkilötietojen keräämisessä hyödynnetään mm. www.verkkoasiakirja.com-verkkosivustolla olevia lomakkeita. Keräämme henkilötietoja, jotta pystymme vastaamaan yhteydenottopyyntöihin sekä hoitamaan asiakassuhteitamme.

Käsittelemme:

  • asiakasrekisteriin kerättyjä henkilötietoja asiakassuhteen hoitamista varten
  • toimeksiantoihin liittyviä tietoja toimeksiantojen hoitamista varten siten kuin voimassa oleva lainsäädäntö meitä velvoittaa
  • verkkosivujemme kävijöiden tietoja verkkosivujemme toiminnallisuuden varmistamiseksi sekä sivuston kehittämistä varten
  • työntekijöidemme tietoja työantajavelvoitteiden hoitamista varten
  • sidosryhmien eli potentiaalisten asiakkaiden; opiskelijoiden, opiskelijayhdistysten ja muiden ammatillisten yhdistysten edustajien sekä asianajoalalla työskentelevien tahojen tietoja mm. yhteistyöneuvotteluiden, uutisoinnin ja toiminnasta tiedottamista varten.

Tietojen luovuttaminen

Emme pääsääntöisesti luovuta keräämiämme rekisteritietoja kolmannelle osapuolelle, ellei tietojen luovuttamisesta ole erikseen sovittu tai ellei lainsäädäntö velvoita luovuttamaan tietoja kolmannelle osapuolelle tai muulle rekisterinpitäjälle.

Voimme luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön ja hyvän asianajotavan velvoittamissa rajoissa sopimuskumppaneillemme, kuten käyttämällemme kirjanpitopalvelulle ja muille palveluntarjoajille, joille olemme ulkoistaneet toimistomme palveluita. Sopimuskumppaneitamme velvoittavat samat tiukat tietoturvaa ja tietojen keräämistä koskevat säännöt kuin meitäkin ja varmistumme aina palveluntarjoajien luotettavuudesta tehdessämme sopimuksia.

Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole asiakkuuteen tai muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän palvelun toteuttamisen vuoksi tarpeen. Käytämme kuitenkin verkkosivuillamme (www.lakihhr.fi, www.verkkoasiakirja.com) työkaluja, joiden palveluntarjoajat sijaitsevat myös EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tällainen palveluntarjoaja on esimerkiksi Google Analytics. Näissä tapauksissa varmistamme riittävän tietosuojan tason soveltamalla siirtoon tietosuojalainsäädännön mukaisia suojatoimenpiteitä.

 Evästeet ja muu tekninen seuranta

Käytämme evästeitä (cookies) verkkosivujemme käytettävyyden parantamiseksi. Käytämme kävijäliikenteen seuraamiseen Google Analytics -ohjelmaa (Google Inc.). Selaimesi lähettää automaattisesti Googlelle esimerkiksi avaamasi verkkosivun osoitteen. Google Analyticsin keräämät tiedot ovat anonyymejä, eikä kerätyistä tiedoista voida tunnistaa yksittäistä käyttäjää.

Käytämme verkkosivuillamme Zoho Groupin tarjoamia palveluita, kuten Zoho SalesIQ -livekeskustelupalvelua verkkosivustojemme liikenteen seuraamiseen ja sen varmistamiseen, että asiakkaamme löytävät verkkosivuiltamme etsimänsä tiedot. Zoho SalesIQ lähettää automaattisesti esimerkiksi avaamasi verkkosivun osoitteen, verkkosivuillamme käyttämäsi ajan ja IP-osoitteesi alkuperämaan.

Olemme varmistaneet, että palveluntarjoajat huolehtivat tietosuojasta eurooppalaisten standardien mukaisesti. Palveluntarjoajat välittävät ja säilyttävät tietoja vain pyynnöstämme, eikä ulkopuolisilla ole pääsyä asiakkaisiimme liittyviin tietoihin.

Voit tutustua palveluntarjoajien keräämiin tietoihin seuraavilla verkkosivuilla:

Tietojen suojaaminen

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämää huolellisuus- ja suojaamisvelvoitetta sekä hyvää tiedonhallintatapaa. Luottamuksellisuus on toimintamme ehdoton edellytys. Kaikki yhtiön tietokoneet ovat suojattuja virustorjuntaohjelmilla, minkä lisäksi yhtiöllä on ajantasainen palomuuri. Henkilöstömme pääsy eri tietoihin on asetettu suhteessa työtehtävien vaatimuksiin.

Asiakasrekisterimme palvelin ja tietokanta sijaitsevat erittäin turvallisessa ja valvotussa konehallissa, jossa tietojasi suojaavat mm. varavoimajärjestelmä, kahdennetut kovalevyt, kahdennettu palvelin, erilliset varmuuskopiopalvelimet sekä päivittäiset varmuuskopiot. Lisäksi varmuuskopiointi on hajautettu. Asiakasrekisterin käyttö on suojattu 2048-bittisellä SSL-salauksella.

Jos tietoja säilytetään arkistossamme paperisena, asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa, johon vain Lakiasiainpalvelu Hokkanen Huovinen & Rantanen Oy:n työntekijöillä on pääsy.

Tietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan, kuin säilyttäminen on tarpeen tietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta. Poistamme vanhentuneet ja tarpeettomat henkilötiedot meitä velvoittavan lainsäädännön ja asianajajaliiton ohjeistuksen edellyttämällä tavalla.

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötietosi, pyytää Sinua koskevien, virheellisten tietojen oikaisua, sekä pyytää Sinua koskevien virheellisten tai tarpeettomien tietojen poistamista. Tällainen pyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja toimittaa allekirjoitettuna tietosuoja-asioista vastaavalle yhteyshenkilöllemme: OTM Jan Huovinen, Aurakatu 15 B, 1. krs., 20100 TURKU, +358 45 899 3303, jan.huovinen@lakihhr.fi. Pyyntö voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Oikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Voit myös kieltää tietojesi käyttämisen suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin. Mainitut tilanteet liittyvät usein uutiskirjeen tai kutsun lähettämiseen. Voit kieltää uutiskirjeen lähettämisen sinulle uutiskirjeen alalaidassa olevan ”unsubscribe” tai ”peruuta tilaus” -painikkeen kautta tai tekemällä pyynnön uutiskirjetilauksen peruuttamisesta osoitteeseemme Aurakatu 15 B, 1. krs., 20100 TURKU, puhelimitse numeroon +358 50 470 0486 tai sähköpostitse osoitteeseen asiakaspalvelu@lakihhr.fi.

Sinulla on oikeus saada suostumuksesi perusteella käsiteltävät, itse toimittamiesi tiedot pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa siirretyiksi pyynnöstäsi toiselle rekisterinpitäjälle.

Mahdolliset erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti neuvottelemalla. Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että emme ole noudattaneet toimintaamme soveltuvaa tietosuojasääntelyä

Lisätietoja

Mikäli sinulla on mitä tahansa kysyttävää liittyen tietosuojakäytäntöihimme tai haluat käyttää sinulle kuuluvia oikeuksia, pyydämme sinua ottamaan meihin yhteyttä:

Lakiasiaintoimisto Hokkanen Huovinen & Rantanen Oy, Aurakatu 15 B, 1. krs., 20100 TURKU, Y-tunnus: 2635634-7, puh. +358 50 470 0486, asiakaspalvelu@lakihhr.fi